SECRETAIRE POLYVALENTE - Secrétaire (H/F)

Description

Dans le cadre de l'ouverture de la Résidence Services Seniors de Savigny-le-Temple :

 

Temps de travail évolutif en fonction du taux d'occupation de la résidence

 

Mission principale :

 

Gérer la partie administrative de l'établissement et participer au développement du taux d’occupation en contractualisant de nouveaux séjours.

 

 

Missions et activités :

 

 

1- Missions Secrétariat :

• Assurer I'accueil physique et téléphonique des visiteurs,

• Répondre au standard téléphonique,

• Veiller au bon état des stocks de fournitures (bureau et hygiène),

• Assurer la réception des achats et I'accueil de prestataire d'intervention,

• Faire les mises à jour de différents documents administratifs,

• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier,

• Classer et archiver les documents de travail, internes et commerciaux

 

2 -Missions accueil résidents :

 

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents et prospects

• Assurer la gestion des urgences (pompier, médecin, infirmier, famille)

• Gérer les fiches contacts

• Réaliser les état des lieux entrant et sortant

• Suivre la gestion des nouveaux résidents: documents administratifs pour clore le

dossier, remise de médaillon d'urgence,

• Prendre les rendez-vous médicaux et réaliser le suivi des dossiers médicaux

• Taper la feuille de présence des résidents pour les repas, distribuer les menus, assurer

leur retour afin d'effectuer les changements au repas'

• Mettre à jour les listes des résidents, Anniversaires, Habitudes alimentaires, Ménage,

• Liste appartements disponibles

•  Annoncer les anniversaires

 

3-Missions d'animation :

 

• Mettre en place les animations préparées par l'animateur et/ou la Direction,
• S'assurer que les résidents participent et soient satisfaits,

• Proposer des idées d'animation

 

ll est précisé que les missions confiées au Salarié sont de nature évolutive et pourront donc
nécessiter des adaptations liées aux évolutions des activités et de I'organisation de la Société.
Le Salarié pourra donc être amené à réaliser d'autres activités entrant dans son domaine de
compétence, ce qu'il accepte expressément.

 

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Vérifier les conditions d'exécution d'un contrat
- Réaliser un suivi d'activité
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Préparer les commandes
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez-vous
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Mettre à  jour une documentation technique
- Orienter les personnes selon leur demande
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité

Expérience demandée

-------- Compétences :

 

Compétences théoriques :

- Bonne connaissances des outils informatiques

- Techniques de secrétariat

- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

Aptitudes professionnelles :

- Forte capacité relationnelle

- Sens de l'organisation, rigueur

- Adaptabilité face aux nombreux interlocuteurs

- Affinité avec la population Seniors

- Courtoisie,bienveillance

 

--- Compétences

 

Vous bénéficiez d'une expérience dans le secrétariat polyvalent ou le secrétariat à vocation

commerciale.

Une première expérience avec un public similaire (personnes en situation de handicap,

seniors en perte d'autonomie en  résidence services, résidence autonomie ou en EHPAD,) serait appréciée

 

Vous avez envie de relever un nouveau challenge ?

Dôté (e) d'un excellent relationnel, d'une forte empathie et de bonnes capacités d'écoute

vous comprenez parfaitement les problématiques et enjeux liés au public ciblé.

Expérience professionnelle

- Expertise du candidat: Confirmé
- Niveau de qualification : Niveau Bac

Connaissances et aptitudes

• Autonomie
• Organisation/Rigueur
• Respect des consignes /sécurité au travail
• Sens des responsabilités
• Disponibilité/Ponctualité/Assiduité
• Initiatives
• Accueil/écoute
• Expression orale
• Travail en équipe
• Rapidité
• Précision
• Résistance aux conditions difficiles

AQUARELIA est un groupe de 8 résidences Services Seniors, qui existe depuis plus de 15 ans. Notre vocation est d’accueillir des personnes âgées qui ont besoin de retrouver la sérénité du quotidien, en leur permettant de vivre libre et entouré, dans un cadre de vie à l’écoute de leurs besoins. A ce jour, le groupe représente 400 logements, 70 salariés. En forte période de croissance AQUARELIA va ouvrir et exploiter 20 résidences supplémentaires représentant 2000 logements avec 400 salariés, dont les ouvertures sont programmées entre 2022 et 2024 sur l’ensemble du territoire national.

Les résidences Aquarelia proposent la location d'appartements accompagnée d'une sélection de services hôteliers, de restauration ou de bien-être à la carte, à tarifs abordables. Elles offrent aux résidents un cadre de vie sécurisé, convivial et sans contrainte, ouverts à l'extérieur, leur permettant de maintenir le lien social tout en préservant leur autonomie. La marque AQUARELIA est fondée sur plusieurs valeurs : Bienveillance, Responsabilité, Initiative, Transparence. Ces valeurs guident nos actions au service d’une mission commune en créant les conditions de vie, d’épanouissement et de convivialité optimales pour nos aînés.