UN(E) CHEF(FE) DE SERVICE ADMINISTRATION FINANCES ET COMMANDE PUBLIQUE SI-DSI (H/F) - Responsable administratif et financier / administrative et financière (H/F)

Description

La Communauté d’Agglomération Grand Paris Sud Seine-Essonne-Sénart regroupe 23 communes, 352 123 habitants.

Sous l’autorité du Directeur des Système d’information et Communication de Grand Paris Sud, le(la) Chef(fe) de service Administration Finances et Commande Publique SI sera responsable de la gestion administrative, financière et juridique de la DSIC et du bon fonctionnement du secrétariat et de l’assistance de Direction.

Les missions du(de la) Chef(fe) de service Administration Finances et Commande publiques SI, seront les suivantes :

Budget – Finances :

- Coordonner l’élaboration des budgets (BP et BS), de la Direction (investissement et fonctionnement) et assure la rédaction et la saisie de l’ensemble des documents budgétaires (notes, tableaux….)

- Gérer les budgets : engagements, dépenses, recettes  Evaluer et anticiper les mouvements de crédit et proposer le cas échéant des ajustements

- Gérer le budget de fonctionnement courant de la DSI (maintenances, abonnements,…)

- Mettre en place des tableaux de bord de gestion des dépenses et des recettes

- Etre le référent financier de la Direction

Marchés Publics – achats :

- Rédiger des modèles de marchés publics, de contrats, en lien avec le service de la commande publique

- Concevoir des modèles de documents visant à simplifier la rédaction de marchés

- Gérer et garantir le contrôle de la planification et du calendrier des procédures de marchés publics et mettre en place des tableaux de suivi

- Proposer toute optimisation des contrats ou des marchés et les mettre en œuvre

- Conseiller et accompagner les services de la DSI dans la rédaction des marchés et dans le suivi juridique de ces derniers

- Prendre en charge, en lien avec le service commande publique le cas échéant, la rédaction des pièces administratives des DCE, conformément au guide interne de la commande publique

- Contrôler les analyses d’offres

- Coordonner des actions transversales nécessaires aux procédures d’achats SI, avec l’ensemble des directions concernées de GPS et en lien avec la Direction juridique achat public et foncier

- Valider des procédures d’achat

- Assurer l’interface entre les services de la DSI et le service de la commande publique dans les procédures de marchés publics

- Organiser des auditions et négociations avec les prestataires si la procédure le permet

- Veiller au respect de l’évolution des règles, dispositions juridiques, comptables et techniques et organisation de la mise en œuvre des actions correctives et adaptatives transversales

- Veiller à la sécurité juridique des marchés et contrats passés par la direction

Finances, comptabilité et contrôle de gestion:

- Centraliser les processus d’engagements des commandes et des facturations et des contrôles liés à ces opérations

- Prendre en charge le contrôle de gestion

- Contribuer au pilotage de la DSI en lien avec les autres chefs de service de la DSI

Administration –communication RH:

- Mettre en place des procédures qui fluidifient les échanges et le partage d’informations dans la direction

- Rédiger et diffuser les informations transversales

- Assurer le compte-rendu des réunions de la direction et des chefs de service de la DSI

- Rédiger les décisions et délibérations en lien avec le service des assemblées.

- Rédiger et/ou contrôler les communications de la DSI interne et externe

- Assurer un suivi RH et administratif des ressources de la DSI en lien avec le Directeur

- Etre garant du respect des délais dans la transmission des dossiers RH : évaluations, promotions, avancements

Management:

- Organiser et piloter l’activité du service et notamment les activités du secrétariat

- Evaluer et gérer les compétences individuelles et/ou collectives pour attribution des opérations et répartition des charges

- Procéder à l’encadrement direct et à l’accompagnement méthodologique, fonctionnel et technique des agents du service

- Attribuer et suivre les objectifs individuels et collectifs ;

- Procéder à l’évaluation professionnelle des agents du service

Connaissances : connaissance des enjeux et du fonctionnement de la fonction publique territoriale, connaissance de l’activité d’une DSI, connaissance fonctionnelle et organisationnelle, des métiers et thématiques rattachées à GPS, connaissance du RGPD, connaissance des règles du code des marchés publics et de la comptabilité publique, connaissance des techniques de contrôle de gestion, connaissance de la charte d'utilisation des SI et du guide de bonnes pratiques de l'entité

Savoir-faire : maitrise du contrôle de gestion interne, maitrise des processus de marchés publics, maitrise des règles budgétaires et comptables, procédures comptables courantes, des documents de base (compte administratif, compte de gestion), du code des marchés publics, de la méthodologie d’analyse financière et de prévision des coûts, des techniques d’autorisations de programme et crédits de paiement, aptitude à gérer un budget de service et à élaborer des documents comptables prévisionnels, capacité à des outils de planification, d’optimisation et des procédures de contrôle de l'activité d'un service, maitrise des spécificités techniques liées aux marchés informatiques et leurs exécutions, maitrise des suites bureautiques et outils métiers liés à l’activité, maîtrise des techniques de management individuelles et collectives, qualités rédactionnelles

Savoir-être : sens du travail en équipe, aisance dans la prise la parole en public, adaptabilité, sens de l’écoute, sens de la négociation, qualités relationnelles

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

Expérience demandée

Expérience de 1 à 3 ans sur des fonctions similaires

Expérience professionnelle

- Expertise du candidat: Intermédiaire
- Niveau de qualification : Niveau Bac +5

Connaissances et aptitudes

• Autonomie
• Sens des responsabilités
• Initiatives
• Accueil/écoute
• Expression orale
• Travail en équipe
• Précision

Type de permis :

- B

Contraintes particulières :

- Disponibilité

- Pics d’activité réguliers

La collectivité est engagée dans la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes; les candidatures féminines et masculines seront examinées avec la même attention. Aussi, dans le cadre de sa politique d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la collectivité facilite leur accès aux emplois territoriaux.